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Pour être un propriétaire efficace et serein, pour que votre locataire se sente bien accueilli, voici quelques actions à ne pas négliger:

- Avant l’arrivée du locataire : 
.  Une fois reçu le bail signé, prenez contact avec le locataire pour organiser avec lui son accueil et son départ.

   A cette occasion, fixez l’horaire de l’accueil, rappelez-lui qu’il devra présenter son certificat d’Assurance locataire Multi Risque Habitation (MRH) en arrivant, et précisez que les frais bancaires sur les virements du loyer sont à sa charge. Demandez le n° de    téléphone portable sur lequel vous pourrez le joindre à Paris (en cas de retard ou autre imprévu).

.  Assurez-vous que le montant du loyer a bien été transféré sur votre compte.

.  En cas de retard de paiement, relancez le locataire par email ou téléphone, demandez son Certificat de Virement (vous trouvez ses coordonnées sur le contrat de bail).

.  Organisez et vérifiez le nettoyage de l’appartement. L'appartement doit être impeccable.

.  Vérifiez l'état de la serrure, la bonne marche des clés, des installations sanitaires, des appareils électroménagers et des éclairages.

- A l’accueil du locataire :
.  Réservez le meilleur à votre locataire, soyez à l'heure, aidez le à monter ses valises, assistez le afin que son séjour dans votre appartement commence sur de bonnes bases.

. Etablissez  toujours un état des lieux & inventaire lors de l'entrée et lors du départ du locataire.  L'inventaire/état des lieux concerne les biens mis à disposition du locataire et doit être établi contradictoirement entre les parties et signé par elles. Ne réalisez jamais l’inventaire/état des lieux en l’absence du locataire (cela vous empêcherait de retenir des sommes sur le dépôt de garantie en cas de nécessité).

.  Si vous ne pouvez pas être présent le jour de l’accueil, demandez à quelqu'un de confiance de vous représenter pour établir sérieusement l’inventaire/état des lieux. Attention il est très important que ce soit la même personne qui fasse l'accueil à l'appartement à l'arrivée des locataires, et la sortie de l'appartement à la fin de leur séjour.

.  Vérifiez que le locataire est en possession de son certificat d’Assurance locataire Multi Risque Habitation (MRH).
. Si il a pris son Assurance par l'intermédiaire du site de Paristay, conseillez-lui d'avoir sur lui en permanence son Certificat d'Adhésion et sa Carte d'Assistance. Ainsi, il pourra contacter l'Assistance 24h/24 (en cas de perte ou vol des clés par exemple). Celle-ci lui donnera la marche à suivre et la Cie d'Assurance participera aux frais.

.  Pour le très court terme (de 1 à 3 semaines de location), prenez le dépôt de garantie en espèces, ou en chèques de voyage (attention, les chèques de voyage doivent être signés 2 fois par le locataire).

.  Pour les locations d’un mois ou plus, si le gaz et l’électricité ne sont pas inclus dans le loyer, n’oubliez pas de relever le compteur EDF et le compteur GDF (vous pourrez ainsi calculer les consommations d’électricité et de gaz).

.  Prenez le temps de vérifier le contenu de l'appartement et de bien montrer à votre locataire comment utiliser les clés et comment se connecter à Internet.
.  Notez sur le document Etat des Lieux - Inventaire le nombre de trousseaux de clés et le nombre de clés par trousseau que vous remettez au locataire.

.  Remettez-lui un guide d'utilisation (en anglais) de l'équipement électroménager que vous avez préparé, ainsi qu’un  petit guide du quartier.
.  Montrez au locataire certaines manipulations spécifiques à votre appartement: baies vitrées, volets roulants...

.  N’hésitez pas à lui indiquer où se trouvent le supermarché, la boulangerie, le marché aux fruits et légumes… les plus proches : cela rassurera votre locataire et il vous en sera reconnaissant.
.  Expliquez-lui qu'il devra laisser l'appartement très propre en partant si il ne veut pas avoir des frais de ménage à payer.

.  Faites éventuellement un petit cadeau d'accueil (bouteille de vin, petit bouquet de fleurs, ou autre) qui fera bonne impression.

.  Pour éviter tout litige ultérieur, ne précisez jamais au locataire que les appels téléphoniques vers l'étranger sont gratuits, dites simplement que le téléphone est en réception d'appels, ou que les communications locales sont gratuites, selon le cas.

.  Gardez un jeu de clés. Il sera très utile si le locataire égare les siennes ou les laisse dans l’appartement. Déconseillez-lui absolument d’appeler n’importe quel serrurier.

   Si le locataire a souscrit son assurance via le site de Paristay, il bénéficie d’une assistance 24h/24 en cas de perte de clés, de vol de clés ou d’oubli de clés dans l’appartement : dites-lui d’avoir sur lui en permanence son n° de police d’assurance et le n° de tel de    l’Assistance.

.  Laissez un numéro de téléphone au locataire où il pourra vous joindre en cas de besoin.
.  Faites re-signer le contrat de bail que vous avez reçu par mail ou fax, par le locataire et re-signez vous-même. Les signatures originales confirment le caractère officiel du bail. Faites de même avec l'exemplaire du bail du locataire.

- En cours de location :

.  Restez joignable pour pouvoir aider le locataire s’il en a besoin.
.  En cas de problème de fonctionnement dans l'appartement signalé par le locataire, réagissez vite en prenant rapidement les mesures qui s'imposent (intervention d'un plombier, d'un électricien par ex)

.  Bien entendu, ne pénétrez jamais dans l’appartement à l’insu du locataire.

- Au départ du locataire :

.  Etablissez obligatoirement avec lui l’état des lieux & inventaire sortant signé par les 2 parties.  Tout dégât ou manque doit être indiqué sur ce document. Attention: Toujours faire l'Etat des Lieux EN PRESENCE DU LOCATAIRE.

.  Pour le très court terme (de 1 à 3 semaines), si tout est en l’état, restituez tout de suite le montant du dépôt de garantie en espèces ou chèques de voyage.

.  Pour les locations de plus d’un mois avec électricité et gaz non compris dans le loyer, relevez les compteurs EDF et GDF, calculez les consommations d’électricité et de gaz du locataire.

.  Pour les locations d’un mois ou plus, si le locataire vous a réglé le montant du dépôt de garantie par virement, restituez-le par virement. En cas de retenue sur le dépôt de garantie, vous avez 60 jours au maximum pour le restituer, fournissez toutes les factures justifiant les sommes déduites.
.  Si l'appartement est propre, tolérez que les derniers draps et serviettes de toilette ne soient pas lavés (il est impossible au locataire de le faire avant de partir) et ne retenez pas de frais de ménage.